在申请专利的过程中，查新是一项关键环节，它能帮助申请人判断技术方案是否具备新颖性、创造性，从而提高专利授权成功率。国家知识产权局数据显示，2023年我国专利申请总量达432.3万件，其中因查新不充分导致的驳回案例占比约12%，可见提前准备好查新材料的重要性。本文将从主体证明、技术方案、检索对比等维度，详细介绍查新前需要准备的各类材料，帮助申请人高效完成准备工作。
查新机构首先需要确认申请主体的合法性，因此身份与主体证明材料是必不可少的。这类材料需根据申请主体的类型（企业、个人、科研机构等）分别准备，确保信息真实有效。
企业作为申请主体时，需提供加盖公章的营业执照副本复印件，复印件需清晰显示企业名称、统一社会信用代码、法定代表人等核心信息，若企业名称或地址有变更，还需附上市场监督管理部门出具的变更证明文件。例如，某科技公司因业务调整变更了注册地址，在查新时除营业执照外，还需提供变更后的准予变更登记通知书，避免因主体信息不一致影响查新进度。此外，若委托他人办理查新，需额外提交加盖公章的授权委托书，明确委托事项、受托人姓名及联系方式，委托书格式可参考国家知识产权局公布的标准模板。
个人申请查新时，需准备本人有效期内的第二代居民身份证原件及复印件，复印件需包含正反面信息，且人像和文字清晰可辨。若申请人为学生或科研人员，依托单位开展研究的，还需提供单位出具的非职务发明证明，说明技术方案与单位工作无关，避免后续权属纠纷。例如，某高校教师利用业余时间研发的智能家居控制系统，查新时需提交身份证复印件及学校科研处出具的非职务发明声明，证明该技术为个人独立研发成果。
技术方案是查新的核心对象，相关文件需全面、准确地反映技术内容，帮助查新人员判断其新颖性和创造性。这类文件通常包括技术交底书、技术说明书、附图等，是查新报告的主要分析依据。
技术交底书是申请人向查新机构传递技术信息的关键文件，需包含技术领域、背景技术、发明内容、具体实施方式等模块。技术领域部分应明确技术方案所属的细分领域，如“新能源汽车动力电池热管理系统”而非笼统的“汽车技术”；背景技术需客观描述现有技术的不足，例如“传统动力电池散热依赖风冷，散热效率低，在高温环境下易出现热失控风险”；发明内容则要突出技术方案的创新点，包括要解决的技术问题、采用的技术手段及带来的有益效果，比如“本方案通过在电池包内设置液冷管道与温度传感器联动控制，使散热效率提升30%，热失控概率降低50%”。具体实施方式需提供可操作的技术细节，如材料型号、参数范围、步骤流程等，必要时可附实验数据或效果对比图表，增强说服力。
对于涉及结构、流程的技术方案，附图是直观展示技术特征的重要工具。附图需清晰、规范，可采用CAD、SolidWorks等软件绘制，机械结构类附图应标注各部件名称及连接关系，流程类附图需用箭头标明步骤顺序。例如，某机械装置专利的附图应包含主视图、俯视图及关键部件放大图，并在附图说明中解释“图1为主装置结构示意图，其中1为驱动电机，2为传动齿轮，电机通过齿轮带动传送带运转”。若技术方案涉及化学配方或工艺流程，还需提供配方表（如各组分的质量百分比）或工艺流程图（如反应温度、时间等参数节点），确保查新人员能准确理解技术细节。
查新本质是将待查新技术与现有技术对比，因此申请人需主动提供已知的相关技术文件，或说明已进行的检索情况，帮助查新机构全面覆盖现有技术，避免遗漏关键对比文件。
申请人在研发过程中若已了解相关领域的现有技术，需整理成清单提交给查新机构，包括专利号、文献标题、公开号、发表时间等信息。例如，某团队研发新型环保材料时，发现两篇相关专利（专利号ZL2021XXXXXXXXX、ZL2022XXXXXXXXX）和一篇知网收录的论文《XX材料的制备方法研究》，查新时需列出这些文件的基本信息，并简要说明其与本技术方案的异同，如“对比文件1采用高温烧结工艺，本方案采用低温溶胶-凝胶法，能耗降低40%”。若已知某些技术未公开但可能影响查新，如行业内未发表的实验数据，也应书面说明情况，供查新机构参考。
若申请人已自行进行过专利检索，需提供检索范围（如时间范围、地域范围）和使用的检索工具，例如“检索时间范围为2018年1月至2023年12月，地域包括中国、美国、欧洲，使用科科豆、八月瓜等平台进行关键词检索，检索词包括‘新能源’‘电池散热’‘液冷系统’”。同时，需说明检索结果，如“共检索到相关专利23篇，其中5篇与本方案技术领域高度相关，具体信息见附件清单”。这些信息能帮助查新机构判断是否需要扩大检索范围，提高查新报告的准确性。
除上述核心材料外，根据技术方案的特殊性或查新机构的要求，可能还需准备其他辅助材料，确保查新工作顺利开展。
若技术方案涉及商业秘密或国家秘密，申请人需与查新机构签订保密协议，明确保密范围、期限及违约责任。协议内容应符合《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关规定，例如“查新机构不得向任何第三方泄露技术交底书中的核心配方数据，保密期限至专利申请公开之日止”。同时，需提供相关涉密证明文件，如科技主管部门出具的涉密项目认定书，避免因保密问题影响查新流程。
若申请人已在其他国家或地区提交过专利申请，并要求优先权，查新时需提供优先权证明文件，包括在先申请的受理通知书、权利要求书、说明书及优先权转让证明（若有）。例如，某企业先在德国提交了发明专利申请，6个月内又在国内申请，查新时需提交德国专利局出具的受理通知书复印件及中文译本，说明在先申请的技术内容与本次查新技术的关联性，确保优先权要求的有效性。
在实际操作中，不同查新机构对材料的具体要求可能存在差异，建议申请人提前通过国家知识产权局官网查询当地查新机构的办事指南，或直接联系查新机构确认材料清单。例如，部分机构要求技术交底书需采用特定格式模板，或附图需提交PDF和CAD两种格式文件，提前确认可避免因材料不合规导致反复修改。通过充分准备上述材料，申请人能有效提高查新效率，为专利申请奠定良好基础。
很多人认为查新专利只需要提供专利名称和大致内容就可以完成查新，实际上这远远不够。完整详细的材料才能确保查新结果的准确性和全面性，除了前面提到的申请书、说明书等基础材料外，附图等可能影响专利新颖性判断的补充材料也必不可少。仅提供简单信息可能导致查新不全面，无法准确评估专利的新颖性。
专利查新是申请专利的关键环节，提前准备好查新材料能提高专利授权成功率。国家知识产权局数据显示，2023年我国因查新不充分导致的驳回案例占比约12%。本文从四个维度介绍查新前需准备的材料： 1. 基础身份与主体证明材料：根据申请主体的不同，如企业需提供加盖公章的营业执照副本复印件等，个人需准备本人有效期内的第二代居民身份证原件及复印件等，若有特殊情况还需相应证明文件。 2. 技术方案相关核心文件：包括技术交底书和附图及说明文件。技术交底书要包含技术领域、背景技术等模块；附图需清晰规范，涉及化学配方等还需提供相应表格或流程图。 3. 检索与对比文件说明：申请人要提供已掌握的相关专利及文献清单，并说明检索范围、工具及结果。 4. 其他辅助材料：如涉及涉密技术需签订保密协议并提供涉密证明文件，适用优先权要求则需提供相关证明文件。不同查新机构要求可能有差异，申请人应提前确认。
国家知识产权局统计数据
《中华人民共和国保守国家秘密法》
国家知识产权局官网办事指南
科技主管部门涉密项目认定书
德国专利局受理通知书