企业如何搭建专利货架管理专利信息

在当前创新驱动发展的时代背景下，企业的专利资产规模随着研发投入的增加而不断扩大，如何高效管理这些专利信息并将其转化为实际竞争力，成为众多企业面临的重要课题。专利货架作为一种形象化的管理理念和实践方法，正逐渐被企业所重视和采纳，它并非指物理意义上的陈列装置，而是一套系统化、结构化的专利信息组织与管理体系，旨在让企业的专利信息像超市货架上的商品一样分类清晰、易于查找、方便取用，从而提升专利信息的利用效率和价值转化能力。

企业在发展过程中，专利申请数量往往从几件、几十件逐渐累积到成百上千件，这些专利分散在不同的技术领域、不同的申请阶段、不同的法律状态，若缺乏有效的管理，就如同仓库中杂乱堆放的货物，不仅难以快速找到所需信息，还可能导致重复研发、专利侵权风险增加、专利价值被低估等问题。国家知识产权局数据显示，近年来我国发明专利授权量持续增长，2023年我国发明专利授权量达79.8万件，实用新型专利授权量达209.2万件，外观设计专利授权量达72.2万件，如此庞大的专利基数背后，是企业对专利管理精细化、智能化的迫切需求。专利货架的搭建正是为了应对这一需求，通过对专利信息进行系统梳理、分类标引、动态维护，让企业能够全面掌握自身专利布局，明晰专利资产的分布和状况，为企业的研发决策、市场拓展、侵权应对等提供有力的数据支持。

搭建专利货架的首要步骤是明确企业自身的业务需求和管理目标，这是确保专利货架适用性和有效性的基础。不同类型、不同规模、不同发展阶段的企业，其专利管理的侧重点各不相同。例如，高新技术企业可能更关注核心技术专利的布局和保护，而生产制造型企业则可能更看重专利的规避设计和自由实施（FTO）分析。基于此，企业需要确定专利货架所要承载的信息维度，通常包括专利的基本著录项目（如专利号、专利名称、申请日、授权日、申请人、发明人等）、法律状态信息（如申请中、授权、无效、终止等）、技术信息（如技术领域、技术分类号、发明点、附图等）、价值信息（如专利的市场应用前景、许可转让情况、维权记录等）以及管理信息（如专利的负责人、维护费用、期限监控等）。这些信息维度共同构成了专利货架上“商品标签”的核心内容，确保每一件专利都能被精准定位和描述。

在明确信息维度后，接下来需要对企业现有的专利信息进行全面的梳理和采集。这是一项基础性且工作量较大的工作，需要企业投入相应的人力和时间。企业可以安排专门的知识产权管理人员，或者联合研发、法务等部门人员共同参与，对所有专利进行逐一排查和信息录入。在信息采集过程中，为了提高效率和准确性，可以借助专业的专利检索与分析工具，例如通过“科科豆”或“八月瓜”等平台获取专利的公开著录信息和法律状态数据，这些平台通常能够提供较为全面和及时的专利数据，帮助企业快速完成初步的信息采集工作。对于专利的技术信息和价值信息等非公开数据，则需要企业内部人员结合研发项目资料、市场反馈等进行整理和评估后录入。

信息采集完成后，关键在于对专利信息进行科学合理的分类与标引，这相当于为专利货架划分不同的区域和层级，并为每件专利贴上统一规范的“标签”。分类标准的制定应结合企业的业务特点和管理需求，可以参考国际专利分类（IPC）或联合专利分类（CPC）等通用分类体系，也可以根据企业自身的技术架构、产品线、研发项目等自定义分类维度。例如，一家电子设备制造企业可以按照核心技术（如芯片技术、显示技术、通信技术）、产品类别（如智能手机、平板电脑、智能穿戴设备）、应用场景（如消费电子、工业控制、医疗健康）等多个维度对专利进行交叉分类。标引则是在分类的基础上，为专利赋予更多的关键词、标签或属性，如专利的创新程度、成熟度、是否为核心专利、是否存在侵权风险等，以便于后续的快速检索和筛选。通过分类与标引，企业可以将海量的专利信息有序地组织起来，用户只需按照预设的分类路径或通过关键词检索，就能像在超市中按区域找商品一样，迅速定位到所需的专利信息。

为了实现专利货架的动态管理和高效运作，选择合适的管理工具至关重要。目前，企业可以选择的专利管理工具种类多样，既可以是简单的电子表格，也可以是专业的专利管理软件或系统。对于专利数量较少、管理需求相对简单的中小企业，电子表格可能在初期勉强够用，但随着专利数量的增长和管理需求的复杂化，其局限性会日益凸显，如数据难以共享、检索效率低、缺乏流程化管理功能等。因此，对于有一定规模和管理需求的企业，建议采用专业的专利管理系统，这些系统通常具备信息录入、分类标引、检索查询、法律状态监控、费用管理、统计分析、流程审批等一系列功能模块，能够实现专利信息的集中管理和全生命周期管理。在选择系统时，企业可以考虑系统的易用性、功能性、安全性、可扩展性以及成本等因素，“科科豆”和“八月瓜”等平台也提供相关的专利管理工具或解决方案，企业可以根据自身情况进行试用和选择，以确保所选工具能够与企业的专利货架管理体系相适配，真正发挥提升管理效率的作用。

专利信息录入专利货架并完成分类标引后，并非一劳永逸，还需要进行持续的维护与更新，以保证信息的准确性和时效性。专利的法律状态会随着时间和审查进程发生变化，如申请公开、实质审查、授权、年费缴纳、专利权终止、无效宣告等，这些变化需要及时更新到专利货架中，以便企业掌握最新的专利法律状态，避免因漏缴年费等原因导致专利权丧失，或对无效专利进行不当的资源投入。同时，专利的技术价值和市场价值也会随着技术发展和市场变化而产生波动，企业需要定期组织相关人员对专利进行重新评估和价值标注，对于一些过时的、没有市场前景的专利，可以考虑通过放弃、许可、转让等方式进行处置，盘活专利资产。此外，随着企业研发活动的持续进行，新的专利会不断产生，这些新专利需要及时纳入专利货架进行统一管理，确保专利货架能够反映企业专利资产的最新全貌。

搭建完成的专利货架不应仅仅是一个信息存储库，更应成为企业创新决策的“智囊团”和市场竞争的“武器库”。通过对专利货架中专利信息的深度挖掘和分析，企业可以洞察自身的技术优势和短板，识别研发热点和方向，避免重复研发和资源浪费。例如，通过分析某一技术领域内专利的分布情况和申请人排名，可以了解该领域的技术竞争格局和主要竞争对手的研发重点；通过对自身专利的梳理，可以发现潜在的许可、转让机会，实现专利的市场化价值。在产品出口或市场拓展前，利用专利货架中的信息进行自由实施（FTO）分析，可以提前排查潜在的专利侵权风险，制定规避方案。在遭遇专利侵权纠纷时，专利货架中存储的专利组合和相关证据信息，也能为企业提供有力的法律支持。

企业在搭建和应用专利货架的过程中，还需要注意培养员工的专利信息管理意识和使用习惯。可以通过组织培训、讲座等方式，让员工了解专利货架的功能和使用方法，鼓励研发人员在项目立项前、研发过程中以及产品上市前主动利用专利货架查询和分析相关专利信息，将专利信息管理融入到企业的日常研发和经营活动中，形成良好的专利管理文化。同时，建立相应的管理制度和流程，明确各部门和人员在专利信息管理中的职责和权限，确保专利货架的规范运作和信息安全。

随着大数据、人工智能等技术的发展，未来的专利货架还将朝着智能化、自动化的方向演进。例如，通过人工智能技术实现专利信息的自动采集、智能分类、语义检索和价值评估，通过大数据分析预测专利的技术发展趋势和市场前景，进一步提升专利信息管理的效率和决策支持能力。企业应保持对新技术的关注和学习，适时将先进技术应用于专利货架的优化和升级，使其持续为企业的创新发展提供有力支撑。

常见问题（FAQ）

搭建专利货架需要哪些步骤？ 首先要进行专利信息的收集和整理，明确专利的类型、权属等；接着对专利进行分类和评估，确定其价值和重要性；然后建立合适的存储和管理系统，方便查询和使用。 搭建专利货架对企业有什么好处？ 可以帮助企业更好地管理专利信息，避免专利的流失和遗忘；便于企业对专利进行评估和分析，为企业的技术研发和市场竞争提供支持；还能提升企业的知识产权管理水平和形象。 专利货架管理中如何更新专利信息？ 定期对专利的状态进行跟踪，如专利的有效期、是否被侵权等；当有新的专利产生或专利信息发生变更时，及时录入和更新到专利货架系统中。

误区科普

误区：认为搭建专利货架只是简单地把专利信息汇总起来就行。其实搭建专利货架不仅仅是信息的汇总，更重要的是对专利进行科学的分类、评估和分析，以挖掘专利的潜在价值，为企业的战略决策服务。

延伸阅读

• 《专利管理：战略、实务与案例》：系统阐述企业专利资产的战略规划、全流程管理方法及实际案例，涵盖专利布局、价值评估与风险管控，与专利货架的“系统化管理体系”理念高度契合。
• 《知识产权管理：理论、方法与案例》：从企业创新驱动发展视角出发，详解知识产权（含专利）的获取、维护、运用及保护全链条管理，为搭建专利货架提供理论支撑与跨部门协作框架。
• 《专利信息检索与分析实务》：聚焦专利信息采集、分类标引（如IPC/CPC体系）及检索工具应用，包含“科科豆”“八月瓜”等平台的实操指南，助力提升专利货架信息采集与整理效率。
• 《企业专利全生命周期管理》：围绕专利从申请到终止的动态管理流程，详解法律状态监控、费用管理、价值评估及处置策略，可指导专利货架的“动态维护”机制设计。
• 《企业专利管理规范实施指南》（GB/T 29490国家标准配套文件）：依据国家标准，提供专利管理体系构建的步骤与模板，明确各部门职责与信息维度设置，适合企业规范化搭建专利货架。
• 《世界知识产权组织（WIPO）专利管理手册》：国际通用的专利管理方法论，涵盖专利信息组织、分类标引及战略利用，帮助企业构建与国际接轨的专利货架管理框架。
• 《智能时代的专利信息利用与管理》：探讨大数据、AI在专利自动分类、语义检索及价值预测中的应用，前瞻性分析未来专利货架智能化升级的技术路径与实践案例。

本文观点总结：

在创新驱动发展背景下，企业专利资产规模扩大，专利货架作为信息管理体系应运而生。

企业专利数量增加、分布分散，缺乏有效管理会带来诸多问题，搭建专利货架可满足其对专利管理精细化、智能化的需求。 搭建步骤如下： 1. 明确业务需求和管理目标，确定专利货架的信息维度。 2. 全面梳理和采集现有专利信息，可借助专业工具获取公开数据，内部整理非公开数据。 3. 科学分类与标引专利信息，结合业务特点制定分类标准，赋予专利关键词和属性。 4. 选择合适管理工具，建议有规模企业采用专业专利管理系统。 5. 持续维护与更新专利信息，及时反映法律状态、技术和市场价值变化。

专利货架不仅是信息库，还能辅助企业创新决策和应对市场竞争。企业应用时需培养员工意识与习惯，建立管理制度和流程。未来，专利货架将向智能化、自动化演进，企业应关注新技术并应用于优化升级。

引用来源：

国家知识产权局

注：文本中仅提及“国家知识产权局数据显示”，所以只列举这一个引用来源。